【Q&A付】登記識別情報を紛失したときの対処と登記手続きの方法

「登記識別情報を紛失してしまったが、どうしたらいいの?」

「登記識別情報を紛失した状態でも登記手続きはできる?」

登記申請の際などに、突然、登記識別情報が必要と言われて紛失していることを認識すると焦ってしまう気持ちはわかります。

正直なところ、登記識別情報は紛失しても再発行ができません。ただ、登記識別情報通知自体がなくても、その書類に記載された英数字12桁のパスワードのコピーや写しが残っていれば、手続きができるので、まずはコピーや写しといった控えなどがないかを確認してみてください。

中には、「よく探してみたものの、原本も控えも見つからない…」という人もいるでしょう。

でも安心してください。登記識別情報を紛失したままでも以下の3つの代替措置を利用すれば登記手続きができます。

3つの代替措置

また、盗難や盗み見られた可能性がある場合、

  • 不正登記防止申出の制度

不正な登記を防ぐことができる制度

  • 登記識別情報の失効の申出の制度

紛失した登記識別情報自体を失効できる制度

以上の不正な登記申請を防ぐ制度の利用や登記識別情報の無効化の手続きをすれば、悪用される心配もありません。

そこで本記事では、登記識別情報を紛失した状態でもできる登記手続きについて解説します。今まさに登記手続き中で、登記識別情報の提示を求められていて困っているという人は必見です。

また、登記識別情報が紛失したまま放置することで起こり得る不正な登記のリスクについて触れながら、紛失や失念による不安を解消できる制度についても解説しているので、本記事を読めば、あなたの大切な不動産の権利を守れるはずです。

◎本記事でわかること

  • 登記識別情報の再発行ができるのか
  • 登記識別情報を紛失したまま登記手続きを進める方法
  • 登記識別情報の紛失や失念によるリスクを回避できる制度
  • 登記識別情報を紛失したときに気軽に相談できる窓口

本記事が、スムーズな登記手続きをするための判断材料になれば幸いです。

目次

1.登記識別情報を紛失したままでも登記手続きは可能

登記識別情報は、12桁のランダムな英数字の組み合わせからなるパスワードのようなものです。登記完了時に不動産ごと・登記人ごとに1通ずつ通知される「登記識別情報通知」に記載されています。

主に、登記手続きの際に、登記申請人本人からの申請であることを確認する資料として活用されており、登記手続きの際に提出することとされていますが、もし紛失してしまっても、別の方法で登記申請人本人であることを証明すれば、登記手続きは行えます。

1-1.登記識別情報は再発行できない

登記識別情報を紛失した場合に別の方法で本人確認をすることになる理由は、いかなる理由でも再発行ができないからです。

登記識別情報が交付されるタイミングは、

  • 所有権移転:マンション売却などでAさんからBさんへ所有者が変わる場合など
  • 抵当権設定:不動産を担保にしてローンを利用するなど

といった申請者が登記名義人(不動産に関する所有権や抵当権、賃借権などの権利保有者として記載される者のこと)になる登記手続きが完了したときだけです。

1-1-1.登記手続きのタイミングを逃すと発行できない

登記申請のタイミングでは必要性がなかったものの、後から必要になる場面が生じることもあるでしょう。「一度も発行していないのだから、後からできるのでは?」と思う人もいるかもしれませんが、登記申請の際に通知を希望しないとしてしまうと発行できません。

また、通知を希望していたのに申請手段に応じた期限までに登記識別情報を受領しなかった場合も、後から発行してもらうことはできません。

登記手続きのタイミングを逃すと発行できない

繰り返しお伝えしますが、登記識別情報が交付されるタイミングは登記手続きが完了したときだけです。登記手続きが完了後、受領を忘れたり、しばらくしてから必要になったりしても発行することができないため、紛失したら別の方法で登記名義人本人であることを証明しましょう。

もし、「昔のことで紛失したのか発行されているのかわからない」という場合には、登記識別情報が発行されているかを確認しましょう。確認方法については、登記識別情報について詳しく解説しているこちらの記事をご確認ください。

1-2.登記識別情報の12桁がわかっていれば書類がなくても大丈夫

登記識別情報の12桁がわかっていれば書類がなくても大丈夫

万が一に備え、登記識別情報の12桁のパスワードを記したメモやコピーが残っていれば、登記識別情報通知の書類自体がなくても大丈夫です。

なぜなら、登記識別情報は12桁の英数字部分が重要であって、書類自体に効力はないからです。

登記識別情報は通常、誰にも見られないよう目隠しシールや折り込み方式で保護されています。

第三者に登記識別情報を見られてしまうと、登記情報を変更されるなどのリスクがあるからです。そのため、通知を受け取ったら開封せず保管するのが基本ですが、もし開封して情報のメモやコピーを残していたという人は、その写しを提出しましょう。

1-3.登記識別情報を紛失しても代替措置がある

登記識別情報を紛失し、12桁のパスワードもわからないという場合でも代替措置があるので大丈夫です。

登記識別情報には、登記名義人本人かを確認する役割がありますが、紛失や失念のほか、盗難などによる不正な登記を防ぐために失効させる制度が用意されていることもあり、登記識別情報がない状態でも登記手続きが行えるよう代替措置が用意されています。

代替措置は、大きくわけると次の3つの方法があります。

登記識別情報を紛失しても代替措置がある

詳しい対処方法については、次章で紹介しているので併せてご確認ください。

2.登記識別情報を紛失・失念した状態で登記手続きを進める3つの方法

本人確認の資料として活用されている登記識別情報を紛失・失念した状態でも、以下いずれかの方法で登記名義人本人であることを証明すれば、登記手続きが行えます。

登記識別情報を紛失・失念した状態で登記手続きを進める3つの方法

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

2-1.事前通知

事前通知

事前通知は、登記識別情報の提供が必要な登記手続きにおいて、情報の提供(提示)ができないときに、登記名義人本人の意思で登記申請しているのかを確認するための制度です。管轄の法務局の登記官側で本人確認が行われます。

手続きに費用はかかりませんが、登記所から送付される書類は本人しか受け取れず、内容を確認して返信し、それが受領されてからしか登記手続きが進まないため、登記完了までに最大1か月半ほどの時間がかかります。

そのため、事前通知に関しては親子間の贈与など、主に不動産の売主と買主との間に信頼関係があり、買主の協力も期待できるようなケースに利用されるケースが多い状況です。

買主の協力が得られにくい場合や、スムーズな登記手続きを望む場合には、「2-2. 資格者代理人による本人確認情報提供」もしくは「2-3. 公証人による認証」による方法で手続きを進めましょう。

事前通知を利用して登記申請を進める場合は、以下の手順を参考にしてください。

事前通知を利用して登記申請を進める場合

2-1-1.【手順1】登記申請をする

次の登記申請人本人だと証明できる情報や書類(※)を添付しないままの状態で登記申請をします。

※情報:登記識別情報

※書類:司法書士などの資格者代理人による本人確認情報、もしくは公証人(法律に沿って事実を証明する公正証書の作成などを行う法務大臣によって任命された公務員)による認証

2-1-2.【手順2】登記官から書面が届く

登記申請をしている本人だと証明できる情報や書類がないため、自動的に事前通知の手続きが開始され、登記申請から1~2週間後に登記官から書面が届きます。

登記官から送付される書面は、次のような郵送方法で届きます。

  • 登記名義人が個人の場合:その名義人の住所宛に本人しか受け取りができない本人限定受取郵便やそれに準ずる方法で届く
  • 登記名義人が法人の場合:登記名義人となっている法人の事務所宛に書留郵便などの方法で送られてくる

登記識別情報がなく、登記申請人本人だと証明できる書類も添付しなかった場合は、登記申請から1~2週間後に自分宛の通知が来ていないか確認しましょう。

2-1-3.【手順3】書面の内容を確認して法務局へ返送(申し出)する

届いた書面には、次のような内容が記されています。

  • 登記手続きがあったこと
  • 登記申請の内容が真実なら、一定期間内に申し出ること

受け取ったら記載内容に誤りがないかを確認し、

  • 書面の場合:署名・捺印(申請時と同じ印鑑)
  • オンラインの場合:電子署名

をして返信しましょう。

返送期限は、国内の場合2週間以内、海外の場合は4週間以内です。2週間(4週間)は必着であるため、早めに確認し、余裕を持って返送しましょう。

2-2.資格者代理人による本人確認情報提供

資格者代理人による本人確認情報提供

司法書士などの資格者代理人が登記名義人本人であると確認した書類を登記申請時に提出することで、登記識別情報がある場合と同じフローで手続きできる制度です。事前通知では登記官が直接本人確認を行いましたが、本人確認情報制度では、資格者代理人が本人確認を行います。

司法書士に依頼した場合、数万円程度の費用が必要ですが、登記手続きの際に添付書類として提出でき、内容が適正だと登記官に認められれば、登記識別情報を提供した場合と同じように、スムーズに手続きを進めることができます。

そのため、主に第三者間での不動産取引やスムーズな登記手続きを希望する場合に、本人確認情報の制度が利用されています。

資格者代理人による本人確認情報提供の手順は以下の通りです。

2-2-1.【手順1】司法書士などの資格者代理人へ本人確認書類の作成を依頼する

書類を作成してもらう司法書士を決めたら、自分が登記名義人だと証明できる書類を準備し、「登記名義人本人だと確認した」という内容が書かれた書類を作成してもらいましょう。

【依頼時に用意すべき書類】

①登記名義人本人であることが確認できる書類

登記名義人本人であることが確認できる書類

②登記名義人であるという事実や関連性が確認できる書類

登記名義人であるという事実や関連性が確認できる書類

司法書士にスムーズに本人確認情報を作成してもらうためにも、自分が登記名義人本人だと確認できる書類を複数用意してから相談に行きましょう。

【書類に記載される主な内容】

◎司法書士と知り合いの場合に記載される主な内容

  • 面談した日時、場所、状況
  • 知り合いとなった経緯
  • どのような本人確認書類によって本人確認をしたか

◎司法書士と面識がない場合に記載される主な内容

  • 面談した日時、場所、状況
  • どのような本人確認書類によって本人確認をしたか
  • 登記を申請している人が登記名義人だと認めた理由

資格者代理人による本人確認は、例えば司法書士に依頼した場合、その司法書士と申請人の関係(知り合いかどうか)によって作成してもらう書類の内容が異なります。自分に合ったパターンの書類を作成してもらいましょう。

2-2-2.【手順2】本人確認の書類を添付して登記申請をする

資格者代理人に作成してもらった本人確認情報と、本人確認をした書類のコピーを登記申請書に添付し、法務局へ提出しましょう。

2-3.公証人による認証

公証人による認証

公証人(法律に沿って事実を証明する公正証書の作成などを行う法務大臣によって任命された公務員)も資格者代理人と同じように登記名義人本人であることを証明するという点では共通していますが、公証人による認証では、登記申請書などを持参して公証役場へ足を運び、公証人の前で登記名義人本人が署名・捺印をして本人確認を行う必要があります。

手続きにかかる費用は資格者代理人に依頼するよりも安いですが、数千円程度は必要です。

公証人による認証の具体的な方法は次の通りです。

2-3-1.【手順1】公証役場へ行く

登記申請人本人が登記申請書を持って公証役場へ行き、手続きを行います。

ただし、公証役場の営業時間は平日のみです。平日に本人が行けない場合は、委任状を用意して司法書士などに依頼することで、代わりに公証役場へ行ってもらうこともできます。

【公証役場へ行く際に持っていくもの】

  1. 本人確認書類(複数用意していくと安心)
  2. 登記申請に必要な書類(登記申請書など)
  3. 発行から3か月以内の印鑑登録証明書と実印(個人の場合)
  4. 委任状(代理人に依頼する場合)

登記名義人本人であることが確認できる書類

本人確認書類のルールが厳しく、例えば個人の場合には、発行から3か月以内の印鑑登録証明書と実印が必要です。状況によっては、運転免許証もしくは旅券(パスポート)の提示も求められることがあるため、1種類で本人確認ができる1号書類であっても、念のため複数の書類を持参しましょう。

2-3-2.【手順2】公証人の目の前で署名・捺印し、本人確認をしてもらう

公証人は、登記名義人本人による署名・捺印と、提供された本人確認書類で登記名義人本人であるかを確認します。

本人であることが確認できると、本人確認情報と同様の書類の作成もしくは、登記申請書などに本人確認できた旨の認証文を書き加えてくれます。

2-3-3.【手順3】公証人による認証が書かれた書類を持って登記申請をする

登記手続きでは、登記申請書と一緒に公証人の認証文が記載された書類を法務局へ提出するだけです。

3. 登記識別情報の紛失によるリスクを回避する2つの制度

ここまで、登記識別情報を紛失・失念した状態でも登記手続きができるとお話ししてきましたが、紛失・失念したままにしておくのはリスクがあります。不正な登記をされる心配があるためです。

登記識別情報は、登記名義人本人しか知りえないパスワードのような情報で、本人確認の資料として活用されています。登記の際には印鑑証明書なども必要なので、登記識別情報を紛失しただけで名義変更されてしまう心配は少ないですが、もし登記識別情報と一緒に印鑑証明書が紛失していると、登記識別情報を盗み見られるだけでなく、自分になりすまして名義変更などをされてしまう可能性があります。

そのため、登記識別情報の紛失・失念に対する対処もしておくと安心です。主な対処方法としては、次の2つの制度があります。

  • 不正登記防止申出の制度
  • 登記識別情報の失効の申出の制度

ひとつずつ見ていきましょう。

3-1.不正登記防止申出の制度

不正登記防止申出の制度とは、登記名義人になりすまして不正な登記がされるのを防ぐための制度です。

登記識別情報の紛失により、不正な登記が行われる可能性が高い場合に申し出ることで、申し出から3か月の間に登記申請があると、申し出をした人に対してその旨が通知されます。

◎手続き時に必要な書類

  • 印鑑証明書
  • 本人確認書類(運転免許証、パスポートなど)
  • 代表者事項証明書または履歴事項全部証明書(※登記名義人が法人の場合)
  • 委任状(※代理人に手続きを依頼する場合)

◎利用方法

不正登記防止申出は、登記名義人やその相続人などの申出人本人が登記所を直接訪れて手続きすることが原則です。病気で入院しているなど、やむを得ない事情があると認められれば、登記名義人が委任した代理人(司法書士など)が申出人本人の代わりに登記所へ出向き、手続きしてもらうこともできます。

登記識別情報通知と一緒に印鑑証明書も紛失しているなど、自身が所有する不動産の名義を勝手に変えられてしまう可能性が高い場合には、不正登記防止申出の制度を活用して不正な登記を防ぎましょう。

3-2.登記識別情報の失効の申出の制度

登記識別情報の失効の申出の制度を利用すると、紛失した登記識別情報を失効させて悪用を防ぐことができます。

◎手続き時に必要な書類

  • 印鑑証明書
  • 資格証明書または会社法人番号(※登記名義人が法人の場合)
  • 委任状(※代理人に手続きを依頼する場合)

◎利用方法

申し出ができるのは、登記名義人本人のほか、相続人やマンションを購入して登記名義人から不動産を取得した人、またはその代理人などです。

登記識別情報は、登記の際に本人確認をするための資料とされていますが、「2.登記識別情報を紛失・失念した状態で登記手続きを進める3つの方法」で紹介した通り、代替措置が用意されているので、失効させても登記手続きに影響はありません。

紛失による不正な登記が心配される場合には、登記識別情報の失効を申し出て、名義変更されるかもしれないといった紛失や失念による不安を解消しましょう。

4. 【Q&A】登記識別情報の紛失でよくある質問

最後に、登記識別情報を紛失した際によくある質問・疑問について、Q&A方式で回答しています。

「紛失した場合の不動産の権利への影響はない?」

「紛失した際にどこへ相談すればいいの?」

という疑問や不安がある人の解決のヒントになれば幸いです。

4-1.Q.登記識別情報を紛失すると不動産の権利はどうなるの?

A.登記識別情報を紛失しても、登記記録上の権利=あなたが不動産の登記名義人であるという事実には何の影響もありませんので、安心してください。

ただし、不正な登記をされてしまう可能性は0ではないため、紛失・失念したままにせず、「3.登記識別情報の紛失によるリスクを回避する2つの制度」で紹介した2つの制度を利用して、権利の保護や登記識別情報の失効手続きを行いましょう。

4-2.Q.登記識別情報の紛失について気軽に相談できる窓口はある?

A.登記識別情報の紛失で不明な点や困ったことがあれば、法務局が相談に乗ってくれます。連絡する際は、自分が所有する不動産の管轄区域にある法務局へ相談しましょう。

管轄の法務局を調べる

また、法務局の公式ホームページでも「不動産登記のよくあるご質問」で登記識別情報を紛失したときや盗まれた際などの対処方法について紹介されてます。本記事と合わせてご確認ください。

5.まとめ

登記識別情報は、登記手続きの際に本人確認の資料として活用される情報ですが、紛失していても登記手続きを行えます。

最後にもう一度、登記識別情報を紛失した場合の対処方法について振り返りましょう。

◎登記識別情報は再発行ができません。

登記識別情報が交付されるのは、登記完了時のみです。登記申請時に、不通知などを申し出ると、後々必要になったとしても発行できないため、登記手続きで必要になったら代替措置で登記名義人本人であることを証明する必要があります。

◎登記名義人本人であることを証明する代替措置は次の3つです。

登記名義人本人であることを証明する代替措置は次の3つ

「費用をかけたくない」「手続きに時間がかかるが、売主と買主の間に信頼関係があり、買主も協力的」という場合には事前通知がおすすめです。主に、親子間での不動産取引などで利用されています。

逆に、「早く登記手続きを完了させたい」「買主の協力が得られにくい」という場合には、資格者代理人による本人確認情報提供もしくは公証人による認証がおすすめです。いずれの方法も費用がかかりますが、登記完了までに要する時間は、登記識別情報を提供した場合と変わらないため、主に第三者間での不動産取引で利用されています。

目的や売主・買主との関係性を見て、うまく使い分けましょう。

◎登記識別情報を紛失したままでも登記手続きができますが、不正な登記をされる可能性がないわけではありません。

  • 不正登記防止申出の制度:不正な登記を防ぐことができる制度
  • 登記識別情報の失効の申出の制度:紛失した登記識別情報自体を失効できる制度

紛失した状態で登記手続きができたとしても、そのまま放置せず、上記2つの方法で、あなたの大切な不動産の権利を守りましょう。

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  • スムナラ編集部の編集長。常に物件購入者の方の役立つ情報をお届けできるよう日々努力している。

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